Dôležitým aspektom riadenia každej obchodnej spoločnosti pracujúcej s tovarom je zabezpečiť optimálnu úroveň skladových zásob.
Koľko je optimálna zásoba?
Nedostatok môže viesť k odlevu zákazníkov, ktorí tovar nakúpia radšej u konkurencie, ktorá ho má disponibilný a dokáže obslúžiť zákazníka hneď. Obzvlášť v turbulentnej dobe online predaja, keď sa čas medzi objednaním tovaru z e-shopu a jeho doručením zákazníkovi býva aj menej ako 24 hodín.
Na druhej strane, ak má spoločnosť zásob prebytok, je síce možné vybaviť zákazníkov okamžite, má to však nepriaznivý dopad na cashflow and viaže to finančné prostriedky vo forme menej likvidných aktív.
Nájsť optimálnu úroveň skladových zásob je naozaj neľahká úloha a do veľkej miery závisí od odvetvia, regionálnych špecifík, obrátkovosti a sezónnosti sortimentu, ale aj vlastností tovaru samotného ako sú rozmery, skladovateľnosť a exspirácia, jednotková cena a mnoho ďalších. Nároky na skladovanie práčiek sú úplne iné ako nároky na skladovanie mikročipov prípadne mrazeného tovaru.
Univerzálne „one-size-fits-all“ riešenie na výpočet správnej výšky skladových zásob jednoducho neexistuje. Nastavenie a vyladenie správneho algoritmu je proces, ktorý môže trvať aj niekoľko mesiacov. Výhodou systému Katana je, že umožňuje implementáciu výpočtov ušitých na mieru pre potreby každého zákazníka.
Kategórie pre zásobovanie
V Katane je možné nakonfigurovať rôzne kategórie strediska pre zásobovanie, pre ktoré sa potom jednotlivým skladovým kartám zadefinujú požadované minimálne limity stavu zásob. Tieto kategórie môžu byť napríklad na úroveň strediska, typu predajne, regiónu, atď. V závislosti od zvoleného typu kategórie je možné vytvoriť výpočet pre doplnenie zásob na mieru pre konkrétnu obchodnú spoločnosť. Okrem toho je možné zadefinovať aj kategóriu tovaru pre zásobovanie (napríklad odlíšiť tovar na základe frekvencie objednávania, dostupnosti u dodávateľa, atď.).
Výpočet potreby pre objednanie
Predstavíme si najjednoduchší scenár a to, že kategória pre zásobovanie predstavuje stredisko/predajňu. V prvom kroku je teda potrebné nastaviť minimálne požadované stavy zásob pre rôzne druhy tovaru a pre rôzne predajne. Pre výpočet množstva tovaru, ktorý je potrebné objednať od dodávateľa, slúži Analýza tovaru na objednanie. Pred jej spustením je je potrebná vybrať, aké parametre má algoritmus výpočtu brať do úvahy:
– Zahrnúť min. stav – vypočíta sa potreba tovaru do minimálnych limitov zadefinovaných na karte
– Zahrnúť objednaný tovar – do výpočtu sa započítajú aj otvorené zákaznícke objednávky
– Výber dodávateľov – buď všetci dodávatelia alebo len konkrétni vybraní
– Výber kategórie tovaru pre zásobovanie – napríklad len tovar, ktorý sa objednáva týždenne, len dostupný u dodávateľa alebo všetok tovar.
Výpočet berie do úvahy aj tovar, ktorý už bol v minulosti objednaný u dodávateľa, ale ešte nebol dodaný. Po ukončení výpočtu sa zobrazí prehľad tovaru, ktorý je potrebné objednať od dodávateľa na pokrytie potreby podľa zadefinovaných kritérií – buď doplnenie tovaru do minimálneho stavu alebo tovar potrebný na vybavenie zákazníckych objednávok alebo ich kombinácia – súčet oboch možností. S týmto zoznamom položiek je možné v prípade potreby ďalej pracovať – napríklad odfiltrovaním určitej skupiny tovaru alebo vybraného dodávateľa obmedziť požadovaný rozsah tovaru na objednanie. Keď je zoznam finálny, stačí nad odfiltrovanou množinou spustiť funkciu pre založenie objednávok a systém automaticky vygeneruje objednávky tovaru na dodávateľov.
Automatizácia komunikácie s dodávateľom
Vystavené objednávky je možné automaticky posielať na zadefinované emailové adresy dodávateľov do formáte pdf, csv, prípadne xml a tým automatizovať komunikáciu s dodávateľmi a šetriť čas, prácu a v konečnom dôsledku aj financie. V prípade, že partner podporuje EDI komunikáciu, je možné poslať objednávku aj týmto kanálom.
Príjem objednaného tovaru
Po príjme tovaru od dodávateľa je nevyhnutné vytvoriť referenciu medzi príjemkou tovaru a objednávkou, ktorá bola na dodávateľa vystavená. Tento krok zabezpečí, že prijatý tovar sa odčíta zo stavu vystavených objednávok a nebude už zahrnutý do ďalších výpočtov potreby pre objednanie. Pokiaľ dodávateľ nedodal všetok objednaný tovar, je možné nedodané kusy na objednávke buď vystornovať (pokiaľ už nebudú dodané vôbec) alebo ich ponechať ako objednané a spárovať s ďalšou príjemkou v budúcnosti.
Prečítajte si aj predchádzajúci článok venovaný hromadnej rezervácii tovaru.
