V dnešnom článku si ukážeme, aké možnosti hromadného spracovania a automatizácie prijatých objednávok poskytuje systém Katana.
Konfigurácia systému samotného ako aj jeho miera prepojenia s e-shopom závisí od konkrétnej implementácie, predstavme si teda modelový prípad, s ktorým budeme pracovať. Predpokladajme nasledovné axiómy:
- e-shop a ERP systém sú prepojené (cez natívne API Katany) a okrem číselníkov (skladové karty, zákazníci,…) sa synchronizujú aj e-shopové objednávky
- na e-shope / B2B zóne je možné objednať okrem disponibilného tovaru aj taký, ktorý nie je na sklade a teda bude ho potrebné objednať od dodávateľa.
- e-shop a predajňa používajú spoločnú zásobu
- vytvorená objednávka z e-shopu je nezáväzná s možnosťou rezervácie. To znamená, že objednávka založená na e-shope a prenesená do Katany neblokuje disponibilitu tovaru až do okamihu, kým skladník tovar fyzicky nevyzbiera a nezarezervuje. Tento prístup uprednostňuje „zákazníka na mieste“ pred „zákazníkom e-shopovým“. Je filozofická otázka, ktorý prístup je správny, vďaka širokým možnostiam konfigurácie Katany, je možné fungovať oboma spôsobmi. Viac informácií o typoch prijatých objednávok nájdete v časti venovanej objednávkovému modulu.
1. Analýza pre rezervovanie položiek
Pokračujme s myšlienkovým cvičením. Prijali sme niekoľko desiatok zákazníckych objednávok z e-shopu. Vzhľadom na početnosť by bolo individuálne vybavovanie pomerne neefektívne, ideme ich teda spracovávať hromadne. Ako prvé potrebujeme zistiť, ktorý tovar z objednávok máme na sklade. Pre tento účel slúži analýza pre rezervovanie položiek. Jedná sa o výpočet, ktorý vráti zoznam položiek, na ktoré sú zaevidované zákaznícke objednávky a sú na sklade disponibilné. Na základe tohto zoznamu skladník / predajca vyzbiera tovar na sklade / predajni.
2. Hromadná rezervácia
Zoznam vyzbieraného tovaru následne skladník / predajca naskenuje do editoru hromadnej rezervácia v systéme Katana. Tento krok je dôležitý preto, že vyzbieraný zoznam nemusí byť totožný so zoznamom, ktorý vrátila analýza pre rezervovanie položiek (napríklad nenájdený tovar alebo tovar navyše – vyzbieraný omylom). Pri hromadnej rezervácii je možné zvoliť typy objednávok, ktoré sa majú pri rezervácii brať do úvahy a ich prioritizáciu:
- buď rezervovať od najstaršej po najnovšiu objednávku
- alebo uprednostniť kompletné objednávky – týmto spôsobom je možné vybaviť maximálny možný počet objednávok
Systém následne prechádza všetky naskenované / vyzbierané položky a páruje ich s neuzavretými objednávkami. Výsledkom je prehľad položiek s priradenými objednávkami. Pokiaľ bol omylom vyzbieraný tovar, na ktorý neexistuje objednávka a nebolo ho možné spárovať s objednávkou, zobrazí sa informácia, že je ho potrebné vrátiť naspäť do skladu / predajne (prvé 2 položky zvýraznené červenou v screenshote nižšie).
Na objednávkach, ktoré majú všetok tovar zarezervovaný, sa automaticky zmení stav na „pripravené na expedíciu“.
3. Hromadné vyskladnenie a fakturácia
Pomocou stavu objednávok je možné hromadne odfiltrovať tie, ktoré sa v danom momente dajú vyexpedovať (všetok tovar odložený a zarezervovaný). Spustením funkcie na hromadné vyskladnenie a fakturáciu je možné všetky tieto objednávky vyfakturovať doslova jedným klikom. Použitím hromadnej tlače je možné zoznam vytvorených faktúr hromadne vytlačiť a faktúry (prípadne aj dodacie listy) pribaliť spolu s tovarom do krabíc.
4. Hromadné objednanie prepravy
Nad vygenerovaným zoznamom faktúr je možné použiť funkciu na hromadné vytvorenie prepravy. Systém Katana vytvorí na základe údajov, ktoré zákazník vyplnil na e-shopovej objednávke, pre každú objednávku doklad „preprava“ na požadovanú kuriérsku spoločnosť. Objednávkový modul je prepojený na službu Chameleoon, kde sa rozhraním prenesú všetky údaje potrebné pre objednanie kuriéra priamo v kuriérskom systéme a vytlačenie štítkov špecifických pre jednotlivé kuriérske spoločnosti. Pre ďalšie informácie pozri časť venovanú prepravnému modulu and blog o prepojení so službou Chameleoon.
Celý životný cyklus objednávok je navrhnutý tak, že každý ďalší krok plynule nasleduje za predchádzajúcim, používateľ je intuitívne navigovaný procesom a nie je potrebné žiadne údaje manuálne prepisovať ani vyhľadávať, čo znamená úspora času, zvýšenie efektivity a eliminácia chybovosti.
Ďalším krokom, ktorý nadväzuje na kroky vyššie, je objednanie tovaru od dodávateľov, ktorý je potrebný pre vybavenie zákazníckych objednávok. Tejto téme sa budeme venovať v ďalšom článku o dodávateľských objednávkach.
