Pod pojmom Workflow sa v aplikácii Katana rozumie automatizovaný proces po sebe nasledujúcich úkonov, ktoré sa vykonajú po zápočte dokladu. Aké úkony budú alebo nebudú vykonané určuje Workflow – príznak nachádzajúci sa na dokladoch. Na základe typu workflowu na doklade sa po zápočte dokladu spustí nadefinovaná akcia, ako napríklad vytlačenie dokladu, otvorenie editora faktúry, otvorenie editora pokladničného dokladu atď.
Cieľom workflowu je zjednodušenie práce s dokladom a minimalizácia potreby opakovaného vypĺňania tých istých údajov. Pri správnom nastavení workflowu v Katane stačí zadať partnera a položky na skladový doklad a všetky údaje sa automaticky dotiahnu do vygenerovanej faktúry bez nutnosti opätovného vypisovania údajov o zákazníkovi, položiek alebo cien.
Podľa použitia workflowu na doklade môžeme doklady rozdeliť do dvoch kategórii:
- Doklady s workflowom – jedná sa o doklady ako Predaj na faktúru alebo Predaj cez ORP. Po zápočte skladového dokladu typu Predaj cez ORP sa automaticky otvorí editor pokladničného dokladu s pred vyplnenými údajmi ako počet položiek a ich ceny. Pri predaji na faktúru sa po zápočte skladového dokladu automaticky otvorí editor faktúry, taktiež s pred vyplnenými údajmi o zákazníkovi a položkách.
- Doklady bez workflowu – sú doklady ako napríklad predaj alebo nákup. Po zápočte takéhoto typu dokladu nenastane žiadna akcia a editor sa po zápočte automaticky zavrie.
Existuje ešte tretia možnosť použitia workflowu na doklade. Ak má používateľ pridelené príslušné oprávnenia môže workflow na doklade meniť. V praxi to znamená, že môže otvoriť doklad Predaj a nastaviť si workflow aký mu vyhovuje, či už pokračovanie na pokladničný doklad pri predaji cez ORP alebo pokračovanie do editora faktúry pri predaji na faktúru.
