Systém Katana sme navrhli tak, aby bol čo najflexibilnejší, aby sa dokázal čo najlepšie prispôsobiť vaším požiadavkám. Požiadavky sú to od všeobecného fungovania systému až po prispôsobenie systému na úroveň jednotlivých používateľov. A práve prispôsobenie systému na úroveň používateľov sme v Katane vyriešili systémom oprávnení a rolí, ktorý ponúka možnosť vytvoriť prakticky neobmedzené množstvo rolí a každej z týchto rolí prideliť oprávnenia na prístup (rozlišujeme aj druhy prístupov: zapisovať, čítať, mazať…) k odlišným častiam systému. Používateľom budú následne pridelené role v závislosti od toho, k akým častiam systému majú mať prístup. Môžete používať role ako napríklad:
- Skladník – používateľ s takouto rolou vie vytvárať doklady, ktorými sa prijíma a vydáva tovar zo skladu. Faktúry, alebo financie sa mu v systéme ani nezobrazujú. Ani cez príjmové doklady na sklad, ktoré boli uhradené na faktúru sa nedostane k faktúram. Pokiaľ na to nemá oprávnenia, aplikácia mu ich nezobrazí.
- Účtovník – Vidí doklady, ktorými bol tovar prijatý a vydaný zo skladu, ale nevie takéto doklady vytvárať. Má prístup ku fakturácii, ale nevie predávať tovar na faktúry. Vie však vytvárať finančne doklady a faktúry uhrádzať. Taktiež vie vykonávať export do účtovného software.
- Obchodný zástupca – má oprávnenie tovar prijímať aj predávať na faktúry, nemôže však predávať na hotovosť alebo platobnú kartu, nakoľko nemá prístup k ORP.
- Predajca na POS – Má veľmi jednoduché oprávnenia, ktoré mu umožňujú v aplikácii používať iba režim jednoduchého predaja, takzvaný ‚EasySell‘. Používateľ s takouto rolou môže iba predávať na hotovosť alebo platobnú kartu. Nič iné v systéme vidieť nemusí
Všetky nastavenia týchto rolí je pochopiteľne možné meniť, oprávnenia rolám pridávať alebo odoberať. Možnosti vytvárania rolí v Katane sú takmer neobmedzené a môžete poprideľovať roliam také oprávnenia, aké presne vyhovujú vaším požiadavkám. Rola je totiž viazaná okrem používateľa aj na stredisko. V praxi to znamená, že jeden používateľ môže mať na jednej predajni rolu skladníka a na druhej predajcu na POS. Na tretej predajni potom môže mať rolu ‚skladník + predajca‘, ktorá bude obsahovať kombináciu oprávnení rolí ‚skladník‘ a ‚predajca na POS‘.
Ďalej je pri nastaveniach rolí a ich oprávnení možné pracovať s viditeľnosťou dokladov, ktoré boli vytvorené na inom stredisku / predajni ako to, na ktorom je používateľ práve prihlásený v aplikácii. V závislosti od nastavení tak jednotlivé role môžu vidieť doklady všetkých stredísk, ale nemusia. Rovnako ako s viditeľnosťou dokladov všetkých stredísk, je roli možné prideliť aj oprávnenie vidieť doklady všetkých používateľov. Pokiaľ toto oprávnenie rola nemá, vidí len vlastné doklady.
Taktiež je možné vytvoriť rolu pre externého partnera. Váš VIP obchodný partner tak môže vidieť len svoje doklady (t.j. len doklady vystavené na tohto partnera) priamo v systéme Katana – samozrejme s read-only prístupom.
Nastavenia viditeľnosti siahajú až do možnosti nastaviť viditeľnosť pre jednotlivé polia v editore dokladu. Dobrým príkladom sú napríklad skladová (obstarávacia) cena tovaru prípadne marža. Tieto ceny môže byť viditeľné iba pre niektoré role. Znamená to, že ak si skladník otvorí príjmový doklad, skladová cena sa mu nezobrazí, lebo na to jeho rola nemá oprávnenia. Ak si ale ten istý doklad otvorí napríklad účtovník, ktorý oprávnenie na toto pole má, zobrazí sa mu editor toho istého dokladu pole aj so skladovou cenou, nakoľko jeho rola má na rozdiel od skladníka oprávnenie na vidieť toto pole.
Ako môžete sami vidieť, možností ako nakonfigurovať prístupy používateľom v Katane je takmer nekonečno a siahajú od viditeľnosti jednotlivých polí na dokladoch až po viditeľnosť kompletných modulov v aplikácii, ako fakturácia alebo financie. Samostatnou kapitolou sú viditeľnosti kariet a partnerov, ale o tom už v ďalšom blogu.
