V pokračovaní článku o inventúrach sa budeme venovať jej ukončeniu, vyrovnaniu stavu skladu a prípadným zámenám tovaru, ktoré Katana navrhne. V prvej časti o inventúrach sme písali o správnom označovaní tovarov, aby bolo možné jednoducho tovar identifikovať a to nielen počas inventúry. Správne označovanie tovaru urýchľuje vyrovnanie a spracovanie inventúry.
Zámena tovarov
Katana má špecifickú funkciu, pomocou ktorej je možné ešte pred vyskladnením rozdielov vytvoriť zámenu tovarov. Na skladových kartách je možné vytvárať tzv. párové položky, pomocou ktorých sa dá vytvoriť skupina tovarov, ktoré je možné navzájom zamieňať. Môže ísť napríklad o rovnaký tovar s rôznymi farebnými prevedeniami alebo príchuťami a pod., ktoré boli počas predaja omylom zamenené.
Po fyzickom spočítaní stavu skladu a ukončení inventúry jedným tlačidlom necháte Katanu spraviť analýzu, výsledkom ktorej je prehľad položiek s informáciou, či je položka „OK“ alebo je potrebné s ňou pracovať počas vyrovnania stavov.
Vyrovnanie inventúrnych stavov
Zoznam položiek je možné po exporte z aplikácie upraviť v Exceli a následne importom do dokladu pre zámenu upraviť stav skladu tak, aby sa stav na zamenených položkách rovnal fyzickému stavu. Po vzájomných zámenách tovaru je možné načítať stav skladu, voči ktorému sa porovná, či existujú na inventúre položky s rozdielnym fyzickým a evidenčným stavom skladu. Ak áno, kliknutím na tlačidlo „Vyrovnanie inventúrnych stavov“ sa vytvorí výdaj chýbajúcich kusov a príjem prebytkov. Doklady, ktorými sa vyrovnáva stav môže používateľ upraviť a následne započítať.
Na inventúrnom doklade je možné uložiť stavy skladov pred zámenami (po skončení počítania), po zámenách and taktiež po vyrovnaní, čo umožňuje inventarizačnej komisii detailne kontrolovať výsledok inventúry. Výsledok inventúry vo formáte PDF (inventúrny hárok) alebo XLSX (s väčším detailom o položkách) je možné z editora odoslať pomocou emailu účtovníkom alebo iným zodpovedným osobám za kontrolu.
Na väčšinu náročných a obvykle dlho trvajúcich krokov v inventúre je vytvorená automatická funkcia, ktorá pomocou stlačenia jedného tlačidla vytvorí potrebné porovnania, doklady, načítanie stavov, tlač dokladov a i. Týmito funkciami používateľ získava nástroj, ktorý výrazne skracuje čas pre vyrovnanie inventúrnych rozdielov a tak umožní po inventúre čo najskôr začať predávať už aj s reálnym stavom skladu.
