Fyzickú inventúru zásob je možné vykonávať kedykoľvek v priebehu účtovného obdobia, avšak je potrebné vedieť preukázať stav zásob ku dňu, kedy sa zostavuje účtovná závierka. Od 1.1.2022 je možné vykonať inventarizáciu zásob aj v nasledujúcom mesiaci po zostavení účtovnej závierky.
Inventúra zásob býva častým strašiakom a nikomu sa do nej veľmi nechce, pretože býva zdĺhavá a častokrát je problém tovar dohľadať, vyrovnať prípadné zámeny tovaru a spraviť finálny inventarizačný zápis. V mnohých prípadoch to býva dlhotrvajúci proces, ktorý Vás oberá o čas.
Správne označenie tovaru je kľúčové
Týmto zdanlivo ťažko riešiteľným problémom je možné predchádzať správnou evidenciou tovaru, jeho označovaním, priebežnou kontrolou a systémom, ktorý danú kontrolu umožní a zjednoduší. Evidencia tovaru a jeho správne označenie síce zaberie nejaký čas, ale tento investovaný čas sa vráti formou presných reportov a možnosťou rýchleho vykonania inventúry.
Žiadny systém nevykoná fyzickú inventúru, kde je potrebné spočítať položky. Viacero podnikateľov využíva služby spoločností, ktoré ponúkajú vykonanie inventúry ako službu. Nahradia tým čas Vašich zamestnancov, ale vstupné dáta – stavy skladov, identifikáciu tovaru a následne vyrovnanie stavu skladu bude potrebné zabezpečiť z vášho skladového systému.
Prvá možnosť ako sa takmer vyhnúť inventúre je objednať si inventúru ako službu. Ďalšou možnosťou je vykonať inventúru vlastnými prostriedkami. Pri správnej evidencii tovaru a vhodnom označení napríklad aj pomocou štítkov (viac informácii v článku o štítkoch a cenovkách) bude vykonanie inventúry nenáročné .
Systém Katana ponúka možnosť vykonania celkovej alebo čiastočnej inventúry. Pri čiastočnej inventúre môžete nadefinovať podľa filtra, ktorý tovar bude inventarizovaný, čím môžete aj veľkú celkovú inventúru rozdeliť na menšie celky alebo môžete rozdeliť inventarizačnú komisiu na viac tímov, pričom každá tím sa môže venovať len špecifickému typu tovaru.
Nepotrebujete poznať stav skladu položiek. Do editora zadáte / nasnímate čiarový kód alebo stačí mať databanku, ktorou nasnímate položky v sklade a tento stav importujete do editora inventúry. Systém po importe položiek spáruje nasnímané položky s položkami na sklade a okamžite vidíte porovnanie evidenčného a fyzického stavu. Jedným tlačidlom sa do dokladu zapíše aktuálny stav skladu, voči ktorému sa vykonáva porovnanie. Tým je možné dosiahnuť, že inventúru je možné vykonať buď k stavu skladu načítaného k nejakému času alebo je možné počas prevádzky predajne tento stav aktualizovať priebežne a nie je potrebné prevádzku zatvoriť.
Tovar s evidenciou SN
Ďalším strašiakom pri inventúrach býva tovar, ktorý má zapnutú evidenciu sériových čísel. Niekto zvolí jednoduchšiu formu a sériové čísla v inventúre neeviduje. Pre Katanu to nie je problém. Nie je potrebné najskôr identifikovať tovar a až následne vkladať sériové číslo, čo zaberá čas a identifikácia používateľom nemusí byť presná. Po nasnímaní sériového čísla tovaru sa v inventúrnom editore toto číslo priradí skladovej karte a otvorí editor pre zadanie ďalších sériových čísel tej istej položky. Samozrejme pri importe položiek stačí importovať len sériové čísla položiek, ktoré sa priradia automaticky k položkám.
Počas pridávania položiek na inventúrny doklad sa online porovnávajú zadané kusy a sériové čísla so stavom na sklade. Editor farebne zvýrazňuje položky s rozdielmi. Okrem rozdielu v počte zobrazuje aj rozdiely vo finančnom vyjadrení. Takto používateľ vidí okamžite vyhodnotenie stavu inventúry bez nutnosti spúšťania prepočtov a čakania na výsledok.
Inventúrne rozdiely
Zistený rozdiel na inventúre je možné vyrovnať prípadnými zámenami tovarov alebo vytvorením rozdielových dokladov pre vyrovnanie manka alebo prebytku. Možnostiam automatického návrhu pre zámeny tovarov sa budeme venovať v ďalšom samostatnom článku.
V prípade ak sa nepoužije funkcia na automaticky návrh pre vyrovnanie zámen tovarov, ktoré v bežnej praxi vznikajú, Katana umožňuje jedným kliknutím vytvoriť doklady na vyrovnanie prebytku a manka. Je to naozaj jednoduché a šetrí množstvo času prepisovaním položiek do vyrovnávacích dokladov.
Na priemerne veľkej predajni skúsenému používateľovi spracovanie inventúry trvá do 15 minút aj s vyrovnaním stavov a vytlačením inventúrneho zápisu. Inventúra tak nemusí byť strašiakom a pomocou Katany je možné ju zvládnuť s ľahkosťou.
